帳票提出/電子納品だけではない、情報共有を上手く活用するメリット

『BeingCollaboration PM』導入のきっかけ

元々、ビーイングの積算ソフトを導入していたことから、情報共有システムを利用する際も、同じビーイングの商品である『BeingCollaboration PM』の導入を検討していました。他社のシステムも検討していましたが、ビーイングの営業担当者は対応が早く、不明点に関する質疑応答なども迅速に行ってくれたので、サポート面も充実していたため導入を決定しました。

通常の活用方法による業務の効率化

『BeingCollaboration PM』の基本機能である「帳票提出」と「電子納品」は勿論活用しています。以前は、書類の印刷後、インデックスを貼り付け、ファイル整理後に役所に訪問して提出していましたが、この手間が省けるだけでも、従来の1/3程度の業務量削減につながっており、大変便利になったと感じております。大事な打ち合わせの時は、対面で実施することもありますが、それ以外は、もはや情報共有システムが必要不可欠となっており、特に、これからの若い世代には好印象なのではないでしょうか。役所の方にとっても都合の良い時間帯で書類を確認できるのでメリットがあると思います。

受発注者間だけでなく地域住民への共有

弊社では「帳票提出」と「電子納品」以外にも情報共有面で上手く活用している機能があります。例えば、国土交通省の発注工事では『BeingCollaboration PM』内で工事現場のホームページを作成し公開しています。結果として地域住民の方々にも情報発信ができており、良いPR効果があると感じています。もう一つ例を挙げますと、役所との大容量のデータ交換において、以前はファイル送信サービスを使っていたこともありますが、セキュリティ面で厳しくなってきました。そこで、『BeingCollaboration PM』の「掲示板」機能で大容量のデータ交換ができるようになった点も大変助かっています。

社内における技術継承

社内の若手技術者向けの指導に役立っている使い方もあります。以前は工事書類を役所とはメールでやりとりしていたのですが、経験の浅い若手の現場代理人が作成した書類に不備があり、発注者から指摘を受けたことがありました。
メールでは個人が保管する書類の共有が上手くできなかったのですが、『BeingCollaboration PM』なら各現場が取り扱っている書類が可視化され、利用者に共有されます。結果として、社内での確認作業が容易になり、若手技術者が作成した書類に事前に目を通す機会が増えました。また、若手技術者目線でも、先輩の作成した書類を確認できるため、自己学習の機会にもなっているのではないでしょうか。若手への指導は、勿論対面で実施することが一番多いのですが、ITが普及した現在では、必ずしも対面での指導が一番効果的とは言えない場面もあると思います。そんななか、場所を問わずにシステムに簡単にアクセスでき、内容を確認後、素早く情報共有を行える点は新しい若手教育方法として役立っています。

様々な活用をしていますが、これから建設業も人手不足が進むなかで、IT化による通常業務の改善は必須だと感じています。その一部を担っている『BeingCollaboration PM』をこれからも積極的に活用していきたいですね。