個人としても会社としても活用メリットあり

帳票紙面を、役所へ赴いて提出するルーティンワーク

普段の工事は千葉市役所発注の交通安全施設工事（区画線、道路標示、防護柵、滑り止め舗装、カラー舗装等）が多いです。他工種と比べると役所への提出書類数は少ない方ですが、それでも週に1回程度、書類を紙で打ち出し、市役所に直接届けることに、時間にすると1回あたり1時間程度は要していたと思います。また、役所の開庁時間は決まっているため、平日の日中しか提出できず、工事の時期によっては訪問時間調整が難しい時もありました。役所の担当の方も日中は他業務で忙しいことが多く、自分の都合の良い時間に書類内容を確認できればと考えていました。

『BeingCollaboration』導入でペーパーレス化
移動時間削減等の業務効率化のみならず、自分の都合に合わせての対応が可能に

『BeingCollaboration』を導入してからは、各種提出帳票の打ち出しと役所への移動時間が電子上での処理により削減でき、ペーパーレス化及び業務効率化に繋がったことは利用メリットが高かったと感じています。

これまではどうしても日中の時間帯で役所に書類提出しなければいけなかったのですが、今は現場業務終了後、自分の都合の良い時間（夕方以降の事務作業時）で対応することができ他業務との調整もスムーズになりました。また、役所には翌朝に書類をチェックしてもらっていることが多く、双方が都合の良い時間帯で確認できるメリットもあると思います。

会社としてのコストメリットも

お話した帳票提出に関するメリットだけでなく、会社としてもコストメリットがあったと思います。『BeingCollaboration』では、帳票提出に関する「ワークフロー」機能と「電子納品」機能を利用しています。実は弊社では、以前は電子納品を外注化しており、その分の経費がかかっていました。「電子納品」機能を活用することで、外注化することなく、担当者で対応することができるようになりました。自分の業務は少し増えましたが（笑）。

その他にも活用できそうなこと

現在活用している『BeingCollaboration』の機能は「ワークフロー」と「電子納品」のみですが、他にも様々な機能が備わっている点も魅力だと思います。弊社では工種的に活用メリットは少ないですが、「スケジュール」機能や「文書管理」機能は現場職員が多い工事等では効果を発揮しやすいのではないでしょうか。例えば、現場職員同士でお互いの「スケジュール」を可視化することで上手く業務調整が可能になります。また、「文書管理」では大容量のファイルも取り扱うことができるのでファイルの受け渡しや保管等にも役立ちそうですね。インターネット上でファイルを取り扱うので、USBメモリやHDD等、よく聞く記憶媒体紛失の心配がない点も魅力だと感じます。

これからIT化が進んでいく中で日々のルーティンワークが変革して業務効率化に繋がることは大変魅力だと感じます。これからも『BeingCollaboration』を利用していきたいですね。